L’environnement et le cadre pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise participent à la réussite d’un événement. La salle doit être à l’image de l’entreprise, correspondre aux objectifs du séminaire et aux profils des participants, tout en étant en adéquation le budget alloué. La question est de savoir comment choisir la salle parfaite. Si vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise à Lyon, voici quatre Tips pour y parvenir !

Définissez les objectifs généraux du séminaire d’entreprise

Pour réussir à bien définir les objectifs du séminaire d’entreprise, vous devez répondre aux questions suivantes : quelle est la nature du séminaire d’entreprise à organiser ? S’agit-il d’un séminaire d’intégration, d’un séminaire incentive, d’un séminaire de direction, d’un séminaire de formation, d’un séminaire de promotion, etc.

Dans le cas d’un séminaire de formation ou d’un séminaire de direction, vous aurez besoin d’une salle de réunion entièrement équipée comme celles de l’hôtel Ambassadeur. Il présente l’avantage d’être situé dans l’un des quartiers les plus huppés de Lyon. Vous trouverez plus d’informations sur www.hotel-ambassadeurs.fr.

À l’inverse, si vous souhaitez organiser un séminaire incentive (team building), vous devrez rechercher un lieu favorable à la pratique d’activités de groupe, d’activités sportives, culturelles ou artistiques. Ce type de cadre est favorable pour resserrer les liens, la cohésion et l’esprit d’équipe.

Définissez le nombre de participants et leurs profils

Vous devrez en amont définir le nombre de participants. De cette statistique dépendra la capacité d’accueil de la salle. Outre ce facteur, vous devez prendre en considération le profil des participants. Le profil concerne le statut (cadres dirigeants, employés, partenaires d’affaires, etc.), le sexe et l’âge. Du profil dépendent les besoins et les attentes des participants.

Intéressez-vous aux spécificités techniques de la salle

Une salle pour un séminaire d’entreprise doit contenir des équipements indispensables. Il s’agit du vidéoprojecteur, de l’écran de projection, de l’accès internet haut débit, des fournitures du bureau, etc.). En dehors des équipements, vous devez tenir compte de la configuration de la salle.

Une table rectangulaire avec des chaises disposées côte à côte ou une configuration en U est parfaite pour un séminaire qui réunit un nombre restreint de participants. Ce type configuration favorise l’interaction et le partage d’idées et d’opinions. Une configuration « salle de théâtre » avec des rangées de sièges qui font face à une scène est plus propice lorsque le nombre de participants devient important. La disposition dépend de la surface de la salle.

Vous devez vérifier si la ventilation et la climatisation de la salle sont fonctionnelles, si les espaces de circulation sont suffisants et si les sièges sont confortables. Le niveau de confidentialité de la salle est à prendre en compte. Si votre séminaire d’entreprise nécessite la confidentialité, la salle doit disposer d’une isolation acoustique.

Définissez un budget

Le coût de location de la salle doit être en adéquation avec le budget défini pour l’événement. Vous devez prendre en compte la location du matériel audiovisuel, l’animation, la restauration, la diffusion de l’événement, etc. Le choix de la salle s’effectue donc en fonction des critères ci-après : vos objectifs, le nombre et le profil des participants, les spécificités techniques de la salle et votre budget.